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Anleitung: Signaturenpflicht für geschäftliche E-Mails

Anleitung: Signaturenpflicht für geschäftliche E-Mails

Für die geschäftliche E-Mail-Korrespondenz wie Rechnungen, Briefe usw. gelten die gleichen Vorschriften wie für alle Geschäftsvorfälle auf Papier. Das hat der Gesetzgeber so bestimmt. Darüber hinaus besteht für geschäftliche E-Mails eine Signaturpflicht mit bestimmten Pflichtangaben.

Bereits seit 01.01.2007 ist der Begriff der Geschäftsbriefe in den Gesetzestexten zur Signaturenpflicht auf “gleichviel welcher Form” erweitert worden. „Gleichviel welcher Form“? Das bedeutet soviel wie: Auch für die E-Mail Korrespondenz gelten die gleichen Vorschriften wie für alle Geschäftsbriefe. Gemäß der Regelung ist neben der Geschäftskorrespondenz in Papierform wie Briefe und Rechnungen auch via Mail übermittelte Korrespondenz als Geschäftsbrief anzusehen. Der Gesetzgeber benennt den geschäftlichen E-Mail Versand zwar nicht explizit, aber wer geschäftliche E-Mails versendet, unterliegt der Signaturenpflicht und muss in seiner E-Mail bestimmte Pflichtinformationen angeben.

Welche Signatur müssen Sie in geschäftlichen E-Mails haben?

Für die geschäftliche E-Mail-Korrespondenz wie Rechnungen, Briefe usw. gelten die gleichen Vorschriften wie für alle Geschäftsvorfälle auf Papier. Das hat der Gesetzgeber so bestimmt. Darüber hinaus besteht für geschäftliche E-Mails eine Signaturpflicht mit bestimmten Pflichtangaben. e-mail signatur Die E-Mail-Signatur ist nicht unwichtig in der Geschäftswelt.

Die Inhalte regelt Paragraph 37a Absatz (1) des Handelsgesetzbuches (HGB). Das GmbH Gesetz und das Aktiengesetz ergänzen im § 35a bzw. § 80 diese Vorschriften. Je nach Gesellschaftsform werden mehr oder weniger ausführliche Pflichtangaben nötig.

Welche Angaben muss die E-Mail Signatur enthalten?

Im Allgemeinen:

  • Firma oder Bezeichnung des Unternehmens
  • Ort oder Sitz des Unternehmens oder der Niederlassung
  • Zuständiges Registergericht
  • Handelsregister-Nummer oder andere Registernummer – wenn vorhanden
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Vor- und Zuname des Inhabers, Geschäftsführers, Vorsitzende
  • Zuständige Aufsichtsbehörde
  • Berufsbezeichnung und -regelung

 

Keine Pflichtangaben (wir Empfehlen aber dennoch mit einzufügen) für die Signatur sind zum Beispiel:

  • Telefonnummer
  • Fax
  • E-Mail Adresse
  • Webseite

Diese Angaben verlangt der Gesetzgeber nicht. Wir empfehlen, diese Kontaktangaben zu machen, weil die Angaben für den Empfänger hilfreich sind und als fester Bestandteil einer E-Mail-Signatur angesehen werden können. Die Angaben der E-Mail Signatur muss als reiner Text geschrieben sein. Also keine Graphik oder einen Link zu einer Webseite. Das verstößt gegen die vorgeschriebene Form.

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E-Mail Signatur Pflichtangaben: Beispiel GmbH (auch für UG Unternehmergesellschaft)

Firma ABC GmbH
Lange Straße 11
12345 Beispielstadt

Tel.: 01234 5678-0   Fax: 01234 5678-09
E-Mail: Annegret.Muster(a)firma-abc.de
Internet: www.firma-abc…

Geschäftsführer: Hugo Habicht
Unternehmenssitz: Beispielstadt
Handelsregister beim Amtsgericht: Beispielstadt
Handelsregister-Nummer: HRB 9999
USt. ID-Nr.: DE11122334455 (oder auch Steuernummer)
Finanzamt: Beispielstadt

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E-Mail Signatur Pflichtangaben: Beispiel GmbH & Co. KG (auch für UG & Co. KG)
Bei einer GmbH & Co. KG fügen Sie der Signatur einer GmbH noch die Informationen über Gesellschafter und Geschäftsführer hinzu:

Firma ABC GmbH & Co. KG
Lange Straße 11
12345 Beispielstadt

Tel.: 01234 5678-0   Fax: 01234 5678-09
E-Mail: Annegret.Muster(a)abc-gmbh.de
Internet: www.abc-gmbh…

Unternehmenssitz: Beispielstadt
Handelsregister beim Amtsgericht: Beispielstadt
Handelsregister-Nummer: HRB 9999
USt. ID-Nr.: DE11122334455 (oder auch Steuernummer)
Finanzamt: Beispielstadt

Persönlich haftende Gesellschafterin:
Firma ABC-DEF Verwaltungs-GmbH – Sitz: Beispielstadt
Handelsregister beim Amtsgericht: Beispielstadt
Handelsregisternummer: HRB 1111
Geschäftsführer: Bernd Buchsbaum

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E-Mail Signatur Pflichtangaben: Beispiel AG

Firma ABC AG
Lange Straße 11
12345 Beispielstadt

Tel.: 01234 5678-0   Fax: 01234 5678-09
E-Mail: Annegret.Muster(a)abc-ag.de
Internet: www.abc-ag…

Sitz: Beispielstadt
USt. ID-Nr.: DE11122334455 (oder auch Steuernummer)
Finanzamt: Beispielstadt
Handelsregister beim Amtsgericht: Beispielstadt
Handelsregister-Nummer: HRB 2222
Vorsitzender des Aufsichtsrats: Peter Muster
Vorstand: Mildred Meise (Vorsitzende), Frank Fink, Johannes Spatz

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E-Mail Signatur Pflichtangaben: Einzelunternehmen

Firma ABC
Inhaber: Herr Peter Muster
Lange Straße 33
12345 Beispielstadt

Tel.: 01234 5678-0
Fax: 01234 5678-09
E-Mail: Annegret.Muster(a)abc-firma.de
Internet: www.abc-firma.de

Sitz: Beispielstadt
USt. ID-Nr.: DE11122334455 (oder auch Steuernummer)
Finanzamt: Beispielstadt
Rechtsform: Einzelunternehmen
Gerichtsstand: Amtsgericht Beispielstadt

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E-Mail Signatur Pflichtangaben: Kleinunternehmer

Firma ABC
Inhaber: Herr Peter Muster
Lange Straße 33
12345 Beispielstadt

Tel.: 01234 5678-0
Fax: 01234 5678-09
E-Mail: Annegret.Muster(a)abc-firma.de
Internet: www.abc-firma.de

Sitz: Beispielstadt
USt. ID-Nr.: DE11122334455 (oder auch Steuernummer)
Finanzamt: Beispielstadt
Rechtsform: Kleinunternehmer
Gerichtsstand: Amtsgericht Beispielstadt

Es erfolgt kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gem. § 19 UStG.

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Was geschieht bei einem Verstoß gegen die E-Mail Signaturpflicht?

Wenn die Signatur fehlt, dann drohen Abmahnungen mit Abmahngebühren und Zwangsgelder. Die Höhe richtet sich nach der Unternehmensform. Die Bußgelder belaufen sich zwischen 1.000 EURO und maximal 5.000 EURO.

Wer ist zur E-Mail-Signatur verpflichtet?

Für nicht ins Handelsregister eingetragene Unternehmen wie Einzelunternehmer besteht seit dem 22.05.2007 die Pflicht zur E-Mail-Signatur. Alle Kaufleute entsprechend dem Handelsgesetzbuch (HGB) und deren Mitarbeiter sind zur E-Mail-Signatur verpflichtet.

Keine Signatur ist erforderlich für rein private Zwecke

Wir raten, auch im privaten Bereich einen Kontaktblock mit Adresse, Telefonnummer für Festnetz, Mobil und E-Mail-Adresse anzugeben. Jeder Empfänger kann Sie so leichter kontaktieren.  Legen Sie den Kontaktblock einmalig über “Signatur” an.

 

Quellen:

http://www.experto.de/b2b/organisation/bueroorganisation/welche-signatur-muessen-sie-in-geschaeftlichen-e-mails-haben.html
http://www.experto.de/b2b/kommunikation/korrespondenz/e-mail-signatur-pflichtangaben-einhalten.html
http://www.richtige-schritte.de/signaturenpflicht-fur-geschaftliche-e-mails.html